Mieux recruter grâce à la planification automatisée d'entretien

Les défis de la planification d’entretien pour les recruteurs

La planification d'entretiens est une étape décisive du processus de recrutement et peut devenir un véritable défi pour les recruteurs. Planifier les entretiens permet de fixer les rendez-vous avec les candidats, et de s'assurer que tout se déroule de manière fluide et efficace. Cependant, cette tâche est souvent fastidieuse et chronophage, surtout lorsqu'il s'agit de jongler avec les agendas de plusieurs personnes.

Pour faciliter cette étape, les recruteurs utilisent souvent des outils tels que le mail et le calendrier. Ils envoient des invitations par mail aux candidats, incluant les détails de l'entretien et les options de disponibilité. Les candidats peuvent alors répondre en indiquant leur disponibilité, ce qui permet aux recruteurs de trouver un créneau qui convient à toutes les parties.

Parfois, des appels téléphoniques peuvent être nécessaires pour discuter des détails spécifiques de l'entretien ou pour répondre aux questions des candidats. Ces échanges permettent de clarifier les attentes et d'assurer une bonne compréhension mutuelle.

Les recruteurs doivent tenir compte des disponibilités des candidats, des membres de l'équipe d'évaluation et de tout autre intervenant. Cela peut impliquer des ajustements constants et une communication régulière pour s'assurer que tout le monde soit sur la même page.

Dans l'ensemble, la planification des entretiens demande du travail de la part des responsables de recrutement. Cependant, en utilisant les bons outils et en faisant preuve de flexibilité, il est possible de surmonter les défis liés à cette étape indispensable du processus de recrutement.

• Les situations imprévues : Il y a des situations qui compliquent la planification des entretiens. Par exemple, les annulations de dernière minute ou les retards peuvent perturber le processus de recrutement et affecter la qualité de l'expérience des candidats, qui peuvent se sentir frustrés ou négligés. Garantir une planification d'entretien fluide est donc un levier non négligeable à actionner pour la marque employeur.
   

• La gestion des réservations : Les recruteurs doivent non seulement trouver des créneaux horaires disponibles dans leur propre calendrier, mais ils doivent également prendre en compte les disponibilités des candidats. Cela peut être un véritable défi lorsqu'il s'agit de trouver des plages horaires qui conviennent à toutes les parties impliquées. La gestion des réservations peut être simplifiée grâce à des outils de planification automatisée, qui permettent de coordonner les différents emplois du temps.
   

• La transmission d’informations : Les recruteurs doivent s'assurer que les candidats sont informés en temps et en heure de l'horaire de leur entretien, et qu'ils ont toutes les informations nécessaires pour se préparer. Répondre à ces besoins peut être difficile à gérer. Surtout lorsque l'équipe de recrutement travaille sur plusieurs postes à la fois.
  
  

Planifier les entretiens d’embauche peut vite se révéler être un processus fastidieux. Cela affecte la productivité des recruteurs. Ce temps perdu nuit à la capacité des recruteurs à se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que l'évaluation des candidats. L’automatisation de la planification des entretiens de recrutement a donc de nombreux avantages. 

Les avantages d’une planification automatisée d’entretien

Aujourd’hui, chacun a la possibilité de prendre rendez-vous chez le médecin ou encore de commander des repas en toute autonomie. Grâce à la réservation en ligne, aux plateformes et applications dédiées, c'est plus que jamais simple et rapide.

Ces nouveaux usages obligent également les employeurs à repenser leur processus de recrutement, au risque de devenir obsolètes face aux usages modernes. Afin de rester compétitifs, intégrer des outils de planification d'entretien efficaces et simples d'utilisation apparaît comme nécessaire.

Voici concrètement les principaux avantages d’une planification d’entretien simplifiée et automatique :

• Économie de ressources : Une planification d'entretien simple et rapide permet aux équipes RH et aux candidats d'économiser du temps et des efforts en évitant les échanges chronophages pour trouver un créneau disponible. En utilisant un système d'action et de réservation efficace, les parties concernées peuvent facilement coordonner leurs disponibilités et programmer les entretiens sans les tracas liés à la coordination manuelle.
  
  Un processus simplifié facilite la prise d'action et la réservation des créneaux d'entretien, ce qui permet de réduire les ressources gaspillées en évitant les allers-retours de communication et les délais d'attente inutiles. En centralisant les informations et en automatisant une partie du processus, les équipes RH peuvent se concentrer davantage sur l'évaluation des candidats et sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.
  

• Meilleure expérience pour les candidats : Les candidats peuvent facilement trouver et réserver des entretiens en fonction de leurs disponibilités, sans avoir à attendre une réponse du recruteur. Cela réduit leur stress et leur frustration, ce qui améliore leur expérience globale de recrutement.
  

• Meilleure organisation : Les recruteurs ont la possibilité de mieux organiser leurs entretiens et de s'assurer que les candidats soient bien informés de la date, de l'heure et des détails de l'entretien. Des messages de confirmation et des relances suivent automatiquement les prises de rendez-vous. Il y a donc une réduction significative des risques d'annulations ou de retards. Cela rend le processus plus efficace !
  

• Marque employeur : Vous l’aurez compris, utiliser un système de planification d'entretien automatique contribue à l’amélioration de l'image de marque de l'entreprise et à améliorer la qualité de l'expérience candidat. En offrant une expérience de recrutement fluide et simplifiée, l'entreprise se positionne comme innovante et soucieuse de la satisfaction de ses futurs collaborateurs.
  
  

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Avec la planification d’entretien Seiza, ne laissez aucune place au no-show

Parmi les indicateurs à suivre au cours d'un processus de recrutement, le "no-show," c'est-à-dire l'absence d'un candidat à un entretien, est une situation particulièrement frustrante et coûteuse pour les recruteurs. Non seulement cela gaspille leur temps, mais cela retarde également tout le processus de recrutement. Chez Seiza, nous avons constaté que l'utilisation de notre fonctionnalité de planification d'entretien a permis une réduction significative de 39% du taux de no-show chez nos clients pour un nombre identique de candidats ayant planifié un entretien.

Grâce à notre solution de planification automatisée d'entretien, les recruteurs peuvent maintenant gérer plus efficacement leurs entretiens en évitant les absences inattendues. Notre plateforme comporte un système intuitif où les recruteurs peuvent planifier les entretiens en fonction de leurs disponibilités et de celle des candidats. Cela permet d'optimiser la gestion du processus de recrutement en évitant les habituels appels téléphoniques pour convenir d'un rendez-vous.

Grâce au planificateur d'entretien Seiza, ne laissez plus le no-show entraver votre progression. Concentrez-vous sur l'essentiel : évaluez rapidement vos candidats en entretien.

Comment fonctionne notre outil de planification d’entretiens ?

Concrètement, la planification d'entretien Seiza donne aux candidats une vision complète des plages horaires disponibles pour les entretiens et leur permet une réservation en quelques clics. 

Côté recruteur, un simple changement de statut sur la fiche du candidat permet de déclencher un message automatique de planification d’entretien. Dans ce message, les candidats peuvent accéder à l'agenda des responsables de recrutement via un lien et doivent passer à l'action.

Les candidats choisissent eux-mêmes le bloc horaire qui leur convient. Seiza libère du temps aux recruteurs en laissant les candidats effectuer l'action de planification. Ils sont entièrement responsables de la réservation. Cette solution garantit des ressources humaines plus engagées et satisfaites. Des SMS automatiques de confirmation et des rappels réguliers sont envoyés aux candidats jusqu’à leur rendez-vous pour garantir leur présence. L'immédiateté est aujourd'hui incontournable. Aujourd'hui, la transformation digitale contribue à rendre toutes les interactions plus rapides et immédiates. Les échanges entre candidats et recruteurs doivent s'aligner avec les nouvelles valeurs des candidats. La planification d'entretien automatisée est parfaitement en phase avec ces nouvelles exigences, de même que le sourcing automatisé sur les réseaux sociaux. N'attendez plus que vos candidats répondent à vos courriers électroniques ! Tout comme les applications qui nous aident à régler rapidement des situations de la vie quotidienne, Seiza aide les recruteurs à gérer efficacement leur emploi du temps et à programmer des entretiens en un temps record, ce qui optimise leurs chances de recruter.